内容証明とはその名の通り文書の内容が証明される手紙です。
いつ・誰に・何を通知したかが後からでも証明できますので、強い証拠力を持った文書となります。
さらに「配達証明」付きで内容証明を送ることで、文書が相手に到達したことと到達した日付も証明されます。いくら送った文書の内容が証明されても、その文書が届いたかどうか（またいつ届いたか）がわからないと意味がありませんので、通常は配達証明を付けて送ります。（以後、配達証明を付けたものを内容証明と呼びます。）
例えば、結んでいる契約を更新しない旨を通知するときなど、事業上での通知というのは、決められた時期に確実に通知して、さらにもしものときのために、通知したことが証明できることが必要な場合が多々あります。
そういうときに役立つのが内容証明郵便です。では、詳しくみていきましょう。
・送った（発信した）日付が証明される
これは書留郵便でも同様の効果があります。また内容証明は書留でしか出せません。
反対に、書留ではない普通郵便には送った日付を証明する方法がありません。消印がありますが、消印は読みづらい場合もありますし、そもそも消印は文書にひっついて相手のもとへ行ってしまいますので、送り主の方から証明することが出来ません。
証明しなければいけないような事態になった場合は、相手方となんらかのトラブルになっている事が多いので、相手の協力は期待できません。
内容証明の場合は、「～月～日 内容証明郵便物として差し出したことを証明します」といった内容の証明文を文書に付けてくれます（控えもあります）。これによって発信した日付が証明されます。
・文書の内容が証明される
内容証明は、実際に郵便局に出す際には同じ文書を３枚作ります。１枚を相手に送付し、１枚を郵便局が保管し、残りの１枚を差出人が保管します。
ですから、控えを無くさずに持っていれば後でトラブルになったとしても送った文書の内容を証明できます。たとえ、控えを無くしてしまっても郵便局の保管分を閲覧する事も出来ますし、謄本を再交付してもらうことも可能です（５年以内）。
普通の手紙でも、もちろん２通作って１通送ればもう１通を保管することはできます。しかし、それでは送った文書と保管している文書が同一内容である事が証明できません。
証明というのは客観的に認められなければいけませんから、本人が「一緒なんだ！」といくら言ってもだめなわけです。
ですから第三者である郵便局が証明してくれるというのが重要ですし、証拠として説得力があります。
・文書が相手に到達した事と到達した日付が証明される
これもかなり重要な事です。
なぜなら、内容証明を使う場面は数々ありますが、そのほとんどの場合において、文書が相手に到達した時点ではじめてその効力が発生するからです。
言い方を変えると、手紙を書いて内容が証明されても相手に届いたかどうかがわからなければ意味がない場合が多いということです。
例えば、返済日を決めずにお金を貸したとします。この場合、貸した側は相当な期間を定めて返済を請求することになります（相当な期間というのは、通常このくらいの時間があれば準備が出来るだろう、という期間です）。例えばそれが１０日だったとして、貸した側は、内容証明で１０日以内に返済して下さいと請求しました。
なぜ内容証明を使うかというと、このケースでは請求をしなければ借り主には今すぐに返済しないといけない義務が発生しない（返済日が決まっていないので）からです。
ですから、「確かに返してくださいと請求した」、という事を後からでも証明できるようにしておく為に内容証明を使うわけです。
さて、内容証明に書いた「１０日以内」というのは、貸した人が内容証明を郵便局に出した日からなのか、借りた人に内容証明が到達した日からなのかという点ですが、これは到達した時からです。
もし仮に出した日からだとすると、到達するのに２日かかったとすれば、借主は文書に１０日以内と書いてあるにもかかわらず、実際には８日以内に返済しなければならないことになり、おかしくなります。
到達した時から効力が発生するというのはこういうことです。ですから、到達した事と到達した日が証明できるという事が非常に重要なんです。
到達した事と到達した日が証明されれば、それに１０日を足した日が返済期限であることも証明されます。返済期限を過ぎても返済がなければ、借主は契約違反（債務不履行）となるので、貸主には損害賠償請求権が発生します。これも到達日が証明されているので、疑いの余地もなく堂々と請求出来るのです。
これが電話や普通の手紙で請求していたら、後で争いになったりした時に困ります。手紙は破り捨ててしまえばそれで終わりですし、電話にいたっては「そんな電話はなかった」と言われてしまえばそれで終わりです。後から証明する事が非常に困難です。
このように、あとから証明する必要が出てくる場合や重要な事柄を伝えるような場合には、内容証明が大変有効です。
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